§ 1. In qualibet curia constituatur cancellarius, cuius praecipuum munus, nisi aliter iure particulari statuatur, est curare ut acta curiae redigantur et expediantur, atque eadem in curiae archivo custodiantur.
§ 2. Si necesse videatur, cancellario dari potest adiutor, cui nomen sit vice-cancellarii.
§ 3. Cancellarius necnon vice-cancellarius sunt eo ipso notarii et secretarii curiae.
§ 1. In ogni curia venga costituito il cancelliere il cui incarico principale, a meno che non sia stabilito altro dal diritto particolare, consiste nel provvedere che gli atti di curia siano redatti compiutamente, e siano custoditi nell’archivio della stessa.
§ 2. Se si ritiene necessario, al cancelliere può essere dato un aiutante, con il nome di vice-cancelliere.
§ 3. Il cancelliere e il vice-cancelliere sono perciò stesso notai e segretari di curia.
§ 1. In every curia a chancellor is to be appointed whose principal function, unless particular law establishes otherwise, is to take care that acts of the curia are gathered, arranged, and safeguarded in the archive of the curia.
§ 2. If it seems necessary, the chancellor can be given an assistant whose title is to be vice-chancellor.
§ 3. By reason of being chancellor and vice-chancellor they are notaries and secretaries of the curia.
§ 1. En cada curia, debe haber un canciller, cuya principal función, a no ser que el derecho particular establezca otra cosa, consiste en cuidar de que se redacten las actas de la curia, se expidan y se custodien en el archivo de la misma.
§ 2. Cuando parezca necesario, puede nombrarse un ayudante del canciller, llamado vicecanciller.
§ 3. El canciller y el vicecanciller son de propio derecho notarios y secretarios de la curia.
§ 1: c. 372 § 1.
§ 2: c. 372 § 2.
§ 3: c. 372 § 3.
Congregazione per i Vescovi, Direttorio per il ministero pastorale dei vescovi, Apostolorum Successores, 22 febbraio 2004, n. 179.
Il cancelliere è, nella storia delle istituzioni ecclesiastiche, una figura di rilievo e tra le prime che si segnalano quali collaboratori del vescovo. Se già nelle lettere di Gregorio Magno è attestata la presenza di un gruppo di notai addetti alla redazione di documenti pontifici, nel X secolo il primo tra i notai assume il nome di cancellarius. Come per la corte papale avviene anche nelle singole diocesi dove, Carlo Magno, concede ai vescovi di avere un notaio pubblico. Le curie episcopali, così come le corti reali, assumono una propria strutturazione con una cancelleria composta da notai, di solito laici, con a capo un cancelliere. Il concilio di Trento attribuisce al cancelliere il compito di custodire gli archivi e distingue tra le competenze e prerogative del cancelliere come notaio del vescovo e dunque in quanto tale autorizzato a porre il sigillo sugli atti di curia, da quello di notaio nelle procedure giudiziarie. Benedetto XIV, in Maxima vigilantia (14 giugno 1727) qualifica il cancelliere come redattore e custode dei documenti di curia, autorizzato a redigerne copia autentica. Il CIC 1917 oltre a stabilire l’obbligatorietà del cancelliere dispose anche che dovesse essere un sacerdote. Nel Codice vigente l’ufficio del cancelliere è di costituzione obbligatoria in ogni diocesi. Nominato liberamente dal vescovo diocesano può essere anche un laico, uomo o donna, ma, nelle cause in cui è implicata la fama di un sacerdote, deve essere utilizzato come notaio un sacerdote (can. 483 § 2). Per la sua nomina si richiede integrità di fama, affidabilità e competenza dal momento che la sua firma fa fede pubblica (can. 483) e inoltre, come teste qualificato, egli certifica con la propria firma, l’autenticità degli atti e può fungere anche da notaio attuario nel processo canonico. La sua rimozione è libera da parte del vescovo, fatta salva la giusta causa e il rispetto dei principi di equità e giustizia, ma non da parte dell’amministratore diocesano, il quale necessita del consenso del collegio dei consultori (can. 485). Se al diritto particolare è lasciata ampia discrezionalità nel determinarne gli incarichi, il Codice gli attribuisce quale compito principale la redazione e la custodia degli atti di curia (can. 482 § 1). A lui compete anche il compito di rilasciare copia conforme degli atti di curia agli interessati che ne facciano legittima richiesta (cf cann. 484, 3° e 487 § 2).
Il cancelliere è il primo notaio di curia: spetta a lui il coordinamento di tutti gli altri notai eventualmente costituiti nella curia diocesana. In quanto notaio, spetta al cancelliere la redazione, autenticazione e controllo degli atti giuridici aventi rilievo giuridico, nonché la verbalizzazione in forma scritta di ciò che ha per sua natura effetto giuridico e viene prodotto in curia. Poiché il can. 484, diversamente dal can. 374 § 1, 1° del CIC 1917, non cita tra gli atti che il notaio di curia deve redigere le intimazioni e le sentenze giudiziali, unito al fatto che nelle curie diocesane è assodata una distinzione tra le attività di curia e quelle del tribunale ecclesiastico, si può dedurre che, ordinariamente, il cancelliere e gli altri notai di curia non sono ipso facto notai del tribunale e viceversa. Questo non significa escludere che lo possano essere, anche solo in specifici e singoli atti. Le espressioni usate dal canone («redigantur et expediantur») in relazione al compito del cancelliere circa gli atti di curia comprendono sia la redazione in senso proprio dell’atto sia quanto è necessario per portare l’atto a perfezionamento sotto il profilo giuridico. Il cancelliere ha dunque il compito di garantire la giusta redazione dell’atto, il che ovviamente non significa che debba necessariamente redigere personalmente ogni singolo atto. La sottoscrizione (controfirma) posta dal cancelliere a seguito della firma dell’ordinario, per quanto la sua assenza non infici la validità dell’atto, per la quale è sufficiente e necessaria la firma dell’ordinario stesso, ha il significato di esprimere una garanzia di correttezza dell’atto nei suoi aspetti giuridici essenziali oltre che attestare pubblicamente che l’atto è emanato dal suo autore in conformità alle norme canoniche (cf cann. 1540 § 1 e 1541). Se la firma di un notaio di curia dà ad un documento garanzia pubblica, pur restando ovviamente del firmatario effettivo la responsabilità di quanto espresso dall’atto stesso, la firma del cancelliere, oltre ad avere tale valore di fede pubblica, essendo depositata presso le autorità civili, acquisisce una valore certificatorio anche fuori dall’ambito strettamente ecclesiastico diocesano. Al cancelliere è anche conferita la responsabilità, una volta che l’atto è stato redatto nella forma prevista, di provvedere alla sua notificazione e/o a fare in modo che pervenga alle persone interessate. Infine, spetterà ancora al cancelliere conservare gli atti di curia: per documentare l’attività svolta e per provare i diritti e doveri conseguenti. La conservazione dei documenti permette poi, a chi ne è interessato, di ottenerne copia conforme.
Il cancelliere, in forza del suo ufficio, è anche segretario di curia (can. 482 § 3): si tratta di una funzione legata certamente al suo particolare ruolo di coordinamento nella produzione degli atti di curia. D’altra parte non è certo un caso che il can. 474 stabilisca che il cancelliere debba riferire all’eventuale moderatore di curia circa tutti gli atti di curia sottoscritti: si attua così un collegamento stretto tra la competenza propria del cancelliere che è di carattere esecutivo, con il coordinamento affidato al moderatore di curia, che ordinariamente coincide con il vicario generale (can. 473 §§ 2-3).
Le attività della cancelleria della curia diocesana
Considerate le disposizioni codiciali, ma soprattutto tenuta presente la pur variegata realtà delle diocesane italiane, si può tentare anche solo un quadro esemplificativo dei molti servizi che la cancelleria può trovarsi a rendere all’interno della curia diocesana, direttamente o in collaborazione con altri uffici:
- Attività di protocollo, certificazione, formalizzazione e anagrafica: iscrizione dei documenti a protocollo; visura delle firme; rilascio delle certificazioni e attestazioni circa documenti e registri di competenza, oltre che di conformità delle copie all’originale; garanzia dell’autorevolezza dei documenti rilasciati mediante il deposito delle firme del cancelliere stesso e di eventuali altri collaboratori presso le competenti autorità dello Stato e le autorità consolari. Anagrafica: a. del clero (atti canonici e informazioni: incarichi, facoltà ecc.); b. degli istituti di vita consacrata e società di vita apostolica e di altri organismi, istituti o forme di vita consacrata (membri, responsabili, sedi ecc.); c. delle parrocchie e degli altri enti giuridici canonici o meno con i quali la diocesi intrattiene rapporti (denominazione, sede, confini, referenti ecc.). d. dei laici aventi incarichi diocesani.
- Attività relative alla celebrazione dei sacramenti e dei sacramentali: esame delle domande riguardanti l’amministrazione dei sacramenti quando sia richiesta la licenza dell’ordinario diocesano o una dispensa da impedimenti fornendo ai parroci e agli altri fedeli interessati le indicazioni necessarie per orientarsi in casi che si prospettano complessi, particolari o difficili; raccolta e predisposizione di quanto necessario affinché l’ordinario possa prendere decisione in merito alle richieste avanzate (dichiarazioni, informazioni, documenti); redazione dei decreti autorizzativi; comunicazione ai parroci ed eventualmente anche ai fedeli delle decisioni e delle indicazioni dell’ordinario, sia in merito al permesso concesso o meno, sia in merito alle modalità celebrative. Cura delle richieste circa i sacramentali (autorizzazioni circa i funerali, licenze a proferire gli esorcismi sugli ossessi, atti inerenti alle messe di guarigione o i presunti fenomeni soprannaturali, ecc.); richieste di indulgenze da inoltrare alla Penitenzieria Apostolica; atti relativi alle reliquie (dichiarazioni di autenticità o quanto necessario in caso di traslazione o ricognizione dei corpi, ecc.). Autorizzazioni relative ai luoghi sacri (costruzione e dedicazione di chiese, oratori, cappelle, altari, ecc.; licenze per la custodia del SS. Sacramento; dispense per la tumulazione dei defunti in un luogo sacro; riduzione di luoghi sacri ad uso profano non indecoroso; ecc.).
- Attività relative alla vita del clero: raccolta della documentazione riguardante l’ammissione agli ordini (domanda del candidato, giudizio superiori, dispensa da eventuali impedimenti o irregolarità, ecc.) e la celebrazione del sacramento dell’ordine (sia di chierici diocesani o comunque incardinati in diocesi, che chierici ordinati in diocesi ma appartenenti a istituti di vita consacrata o società di vita apostolica, ecc.). Atti relativi alla concessione di facoltà e autorizzazioni (facoltà a celebrare il sacramento della penitenza anche per i consacrati, facoltà ad amministrare la cresima, ecc.); predisposizione del «celebret» o della tessera di riconoscimento per il clero diocesano; incardinazioni o escardinazioni; provvisione di uffici ecclesiastici e loro cessazione (per rinuncia, trasferimento ecc.). Cura delle convenzioni per il servizio del clero diocesano in altra diocesi ovvero del clero proveniente da altra diocesi o istituto di vita consacrata in diocesi. Atti relativi al sostentamento del clero (vedi in Italia la normativa particolare circa gli istituti di sostentamento del clero). Attestazioni relative alla sospensione o alla cessazione dal ministero.
- Attività relative alle parrocchie, alle rettorie, alle missioni con cura d’anime e altre strutture ecclesiali territoriali: erezione, soppressione e mutazioni significative; costituzione di unità pastorali, vicariati foranei, altre forme di aggregazione territoriale. Provvedimenti relativi agli organismi di partecipazione parrocchiali (consiglio parrocchiale affari economici, ecc.). Erezione, soppressione, mutazioni, etc. relative a rettorie, santuari, cappellanie (universitarie, ospedaliere, per fedeli di rito diverso, missioni con cura d’anime, ecc.). Convenzioni delle parrocchie con istituti di vita consacrata o società di vita apostolica (per l’affido pastorale della parrocchia stessa, per l’apertura di nuove comunità, ecc.).
- Attività relative alle associazioni e altre strutture aggregative ecclesiali: erezioni e riconoscimenti di associazioni, pubbliche o private (analisi e approvazione statuti, ecc.), atti relativi alla vita associativa (modifica statuti, ecc.); cessazione dell’associazione e devoluzione dei beni, nomina e conferma di presidenti e/o assistenti ecclesiastici. Erezione e altri provvedimenti relativi agli istituti di vita consacrata o alle società di vita apostolica diocesane, ai monasteri sui iuris, all’ordine delle vergini, agli eremiti, alle nuove forme di vita consacrata.
- Attività circa gli enti ecclesiastici: erezione, modifica statuti, cessazione, ecc. di fondazioni autonome o non autonome; provvedimenti di competenza dell’ordinario diocesano per il riconoscimento civili di un ente ecclesiastico; nomine di figure di governo dei medesimi enti (presidenti, amministratori, ecc.).
- Attività circa i rapporti con enti e strutture civili: comunicazioni alla Prefettura; nomina, abilitazione e revoca degli insegnanti di religione; nomina delegato rapporti con Soprintendenza, ecc.
- Attività circa i rapporti con altri organismi ecclesiali sovradiocesani: provincia e regione ecclesiastica, Conferenze Episcopale Italiana, S. Sede.
- Attività circa istruttorie, procedure amministrative e penali: dispense per matrimoni rati e non consumati; privilegio paolino; scioglimento in favore della fede. Dispensa dal celibato e cessazione stato clericale; ricorsi gerarchici amministrativi; rimozione o trasferimento forzoso dei parroci. Cause di beatificazione e canonizzazione (per quanto di competenza rispetto al tribunale ecclesiastico). Procedure per il conferimento di onorificenze ecclesiastiche. Ammonizioni, correzioni e penitenze; cessazione pene; indagini previe e procedimenti penali per via amministrativa in particolare nel caso di delicta graviora.
- Attività circa gli organismi diocesani (collegio dei consultori, consiglio diocesano affari economici, consiglio presbiterale diocesano, consiglio pastorale diocesano, consiglio episcopale, ecc.): procedure per la costituzione, approntamento statuti e regolamenti, tenuta verbali, vari atti relativi alla vita degli organismi stessi (aggiornamento dei membri, ecc.).
- Attività relative all’ambito economico: formulazione del decreto per gli atti di straordinaria amministrazione, procedure e autorizzazioni per atti amministrativi e di straordinaria amministrazione di enti soggetti al vescovo diocesano, applicazione tassario diocesano; normativa relativa alle offerte per la celebrazione delle messe e ai legati pii.
- Attività relative ai libri e alle pubblicazioni: censura dei libri ecclesiastici (collegio censori, procedure di censura, ecc.); redazione della Rivista diocesana (e/o del sito internet ufficiale della diocesi) e dell’annuario diocesano.
- Attività di consulenza giuridica: studi preparatori e redazione degli atti normativi e applicativi; revisione e interpretazione degli atti stessi. Indicazioni, consulenza e assistenza, in merito alla normativa ecclesiale, universale e particolare. Cura del collegamento con l’ufficio problemi giuridici e l’osservatorio giuridico della CEI.
Attività di archiviazione: archiviazione degli originali di tutti i documenti iscritti al protocollo generale e della documentazione relativa (compresi gli stessi registri di protocollo). Organizzazione, regolazione, vigilanza sull’accesso all’archivio diocesano di deposito (cartaceo, informatico, ecc.) e segreto. Regolamentazione, in accordo con l’archivio storico e il suo responsabile della trasmissione e custodia di documentazione che possa essere considerata storica.
M. Mosconi, Gli atti di curia: dall’istanza alla notifica; protocollo e archiviazione, in QDE 23 (2010) 101-125; A. Perlasca, La funzione notarile del cancelliere e degli altri notai della curia, in QDE 14 (2001) 128-143; G. Trevisan, Il cancelliere della curia diocesana tra antico e moderno, in QDE 14 (2001) 116-127; E. Zanetti, L’archivio diocesano e il cancelliere, in QDE 14 (2001) 144-161.
Communicationes 5 (1973) 227-228; 13 (1981) 121-125; 14 (1982) 214; 24 (1992) 117-118.