Can. 491

§ 1. Curet Episcopus dioecesanus ut acta et documenta archivorum quoque ecclesiarum cathedralium, collegiatarum, paroecialium, aliarumque in suo territorio exstantium diligenter serventur, atque inventaria seu catalogi conficiantur duobus exemplaribus, quorum alterum in proprio archivo, alterum in archivo dioecesano serventur.
§ 2. Curet etiam Episcopus dioecesanus ut in dioecesi habeatur archivum historicum atque documenta valorem historicum habentia in eodem diligenter custodiantur et systematice ordinentur.
§ 3. Acta et documenta, de quibus in §§ 1 et 2, ut inspiciantur aut efferantur, serventur normae ab Episcopo dioecesano statutae.

§ 1. Il Vescovo diocesano abbia cura che anche gli atti e i documenti degli archivi delle chiese cattedrali, collegiate, parrocchiali e delle altre chiese che sono presenti nel suo territorio vengano diligentemente conservati e che si compilino inventari o cataloghi in due esemplari, di cui uno sia conservato nell’archivio della rispettiva chiesa e l’altro nell’archivio diocesano.
§ 2. Il Vescovo diocesano abbia anche cura che nella diocesi vi sia un archivio storico e che i documenti che hanno valore storico vi si custodiscano diligentemente e siano ordinati sistematicamente.
§ 3. Per consultare o asportare gli atti e i documenti di cui ai §§1 e 2, si osservino le norme stabilite dal Vescovo diocesano.

§ 1. A diocesan bishop is to take care that the acts and documents of the archives of cathedral, collegiate, parochial, and other churches in his territory are also diligently preserved and that inventories or catalogs are made in duplicate, one of which is to be preserved in the archive of the church and the other in the diocesan archive.
§ 2. A diocesan bishop is also to take care that there is an historical archive in the diocese and that documents having historical value are diligently protected and systematically ordered in it.
§ 3. In order to inspect or remove the acts and documents mentioned in §§1 and 2, the norms established by the diocesan bishop are to be observed.

§ 1. Cuide el Obispo diocesano de que se conserven diligentemente las actas y documentos contenidos en los archivos de las iglesias catedralicias, de las colegiatas, de las parroquias y de las demás iglesias de su territorio, y de que se hagan inventarios o índices en doble ejemplar, uno de los cuales se guardará en el archivo propio, y el otro en el archivo diocesano.
§ 2. Cuide también el Obispo diocesano de que haya en la diócesis un archivo histórico, y de que en él se guarden con cuidado y se ordenen de modo sistemático los documentos que tengan valor histórico.
§ 3. Para examinar o sacar de su sitio las actas y documentos aludidos en los § § 1 y 2, deben observarse las normas establecidas por el Obispo diocesano.

§ 1: c. 383 § 1.

§ 2: Secretaria Status, lett. circ. 15 aprile 1923; Sacra Congregatio Concilii, Normae, 24 maii 1939 (AAS 31 [1939] 266-268); Pontificium Consilium Ecclesiasticis Italiae tabulariis Curandis, Instr. A seguito, 5 dec. 1960 (AAS 52 [1960] 1022-1025).

§ 3: cc. 378 §§ 1-2, 382 § 1, 383 § 2, 384 § 2.

Il canone stabilisce che spetta al vescovo provvedere che atti e documenti vengano debitamente conservati negli enti soggetti alla sua vigilanza. Si tratta di una preoccupazione già presente nel can. 383 § 1 del CIC 1917 dove si diceva che il vescovo dovesse garantire che nell’archivio delle chiese cattedrali, delle collegiate, delle parrocchie, delle confraternite e dei luoghi pii vi fosse un inventario o un catalogo e che una copia di questo fosse conservata anche nell’archivio episcopale. Dopo i lavori di codificazione il testo vigente si è mantenuto molto simile con alcune varianti come la specificazione, allora implicita, che negli archivi non vanno conservati solo gli inventari, ma anche i documenti mantenendo però anche aspetti di problematicità come, per esempio, il fatto di mantenere il riferimento alle chiese come luogo di culto piuttosto che alle persone giuridiche, il che potrebbe escludere, per esempio, chi non ha una chiesa (cf Communicationes 13 [1981] 125).

Nello specifico il vescovo può concretamente provvedere attraverso delle indicazioni in materia, anche normative, e una verifica che quanto disposto venga realizzato, per esempio nella visita pastorale (cf, can. 396 e, per esempio, can. 535 § 4, per le parrocchie). Gli enti ai quali si fa riferimento sono: le chiese cattedrali, le collegiate (cf cann. 503 ss), le chiese parrocchiali (cf can. 535 § 1) e tutte le altre chiese poste nel territorio soggetto al vescovo, come, per esempio, rettorie (cf cann. 556ss) e cappelle (cf cann. 564ss). Il testo non appare ben formulato perché fa riferimento appunto agli archivi delle chiese e non delle persone giuridiche soggette al vescovo. Ciò non toglie che nel Codice vi siano diversi riferimenti ad archivi di persone giuridiche nelle quali avvengono delle elezioni (cf can. 173 § 4), che amministrano beni ecclesiastici (cf cann. 1283, 3° e 1284 § 2, 9°) e le fondazioni (cf cann. 1306 § 2 e 1307 § 2). I documenti contenuti negli archivi devono essere custoditi con la massima cura, in luoghi adatti, disposti secondo un ordine determinato (cf. cann. 486 § 2, 491 § 2). Anche il can. 486 § 3 afferma che dei documenti conservati negli archivi deve essere compilato un inventario o un catalogo, con un breve riassunto delle singole scritture. Non è ovviamente sufficiente che i documenti siano conservati in modo ordinato, ma è anche necessario disporre di quegli strumenti, come inventari, schedari, indici, cataloghi o repertori che consentano l’utilizzazione dell’archivio stesso, il reperimento dei documenti e la loro consultazione.  Non meno rilevante individuare uno schema di classificazione che rifletta la natura e la collocazione temporale dei vari documenti (cf Conferenza Episcopale Italiana, Schema-tipo di Regolamento degli Archivi ecclesiasti­ci italiani, in NCEI 31 [1997] 227-237).

Il § 2 del can. 491 stabilisce l’obbligo, per il vescovo, di curare che in diocesi vi sia un archivio storico dove vengano custoditi con diligenza e ordinati sistematicamente i documenti con valore storico. L’archivio storico diocesano dovrebbe garantire che i documenti diocesani aventi carattere storico vengano adeguatamente conservati nel tempo, siano ordinati sistematicamente secondo i criteri della scienza archivistica e possano essere studiati e consultati. Utile sarebbe se l’archivio storico diocesano potesse svolgere anche, nei confronti degli archivi parrocchiali e degli altri enti che fanno riferimento alla diocesi, funzioni di aiuto ai parroci e agli amministratori degli enti/soggetti che concretamente si occupano della gestione di archivi ecclesiastici, consulenza circa la conservazione e consultazione dei documenti storici, assistenza agli enti ecclesiastici nei loro rapporti con gli enti pubblici, custodia di copia dell’inventario dei beni archivistici relativi ad ogni parrocchia/ente/soggetto ecclesiastico, verifica, vigilanza e consulenza sugli  archivi ecclesiastici in occasioni come la visita pastorale o l’avvicendamento dei parroci, deposito temporaneo presso la sede stessa dell’archivio storico diocesano di documenti la cui conservazione o consultazione presso l’archivio parrocchiale o di altro ente ecclesiastico fosse particolarmente difficile o impossibile anche solo in relazione alla possibilità di vigilanza da parte dei responsabili. Il Codice non riporta la figura dell’archivista: nei lavori di codificazione la proposta di affiancare la figura dell’archivista a quella del cancelliere in relazione all’archivio storico venne respinta perché ritenuta sottointesa (cf Communicationes 14 [1982] 214).  Tenuto conto di come gli artt. 5-9 del menzionato Schema tipo suggeriscono, nella gestione degli archivi, una triplice fase (quella dell’archivio corrente, per le pratiche ancora in corso; quella dell’archivio di deposito temporaneo, per le pratiche concluse, ma che potrebbero essere riaperte e quella dell’archivio storico, per quelle pratiche che non solo sono concluse, ma che hanno esaurito la loro funzione specifica e hanno superato i settant’anni che, per convenzione, costituiscono il limite per la consultabilità) si potrebbe pensare che mentre l’archivio corrente e/o di deposito, a motivo delle sue specifiche funzioni, viene affidato alla responsabilità diretta del cancelliere vescovile, quello storico sia invece gestito da un archivista, conservando, se del caso, al cancelliere il ruolo di coordinatore.  D’altra parte l’archivio storico, soprattutto laddove ha una sua consistenza, richiede la presenza di personale specializzato in scienze archivistiche, competenza che non è necessariamente richiesta al cancelliere della curia diocesana. Il § 3 chiede al vescovo di stabilire norme e dare indicazioni per quanto riguarda la consultazione e l’asportazione di documenti degli archivi ecclesiastici soggetti alla sua vigilanza. Da ricordare come, per gli archivi parrocchiali, il can. 535 § 4 stabilisce che il parroco deve fare in modo che i libri e documenti parrocchiali non vadano in mano di estranei.

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C. Chenis, «Gli archivi ecclesiastici tra comunità cristiana e territorio», in Associazione Archivistica Ecclesiastica, Consegnare la memoria. Manuale di archivistica ecclesiastica, a cura di E. Boaga, S. Palese, G. Zito, Prato 2003, pp. 67-83; G. Marchetti, Gli archivi ecclesiastici diocesani e parrocchiali, in QDE 28 (2015) 65-87; O. Pasquinelli, I lineamenti della disciplina canonica sugli archivi ecclesiastici, in QDE 3 (1994) 368-379.

Communicationes 5 (1973) 227-228; 13 (1981) 121-125; 14 (1982) 214; 24 (1992) 117-118.