Can. 489

§ 1. Sit in curia dioecesana archivum quoque secretum, aut saltem in communi archivo armarium seu scrinium, omnino clausum et obseratum, quod de loco amoveri nequeat, in quo scilicet documenta secreto servanda cautissime custodiantur.
§ 2. Singulis annis destruantur documenta causarum criminalium in materia morum, quarum rei vita cesserunt aut quae a decennio sententia condemnatoria absolutae sunt, retento facti brevi summario cum textu sententiae definitivae.

§ 1. Vi sia nella curia diocesana anche un archivio segreto o almeno, nell’archivio comune, vi sia un armadio o una cassa chiusi a chiave e che non possano essere rimossi dalla loro sede; in essi si custodiscano con estrema cautela i documenti che devono essere conservati sotto segreto.
§ 2. Ogni anno si distruggano i documenti che riguardano le cause criminali in materia di costumi, se i rei sono morti oppure se tali cause si sono concluse da un decennio con una sentenza di condanna, conservando un breve sommario del fatto con il testo della sentenza definitiva.

§ 1. In the diocesan curia there is also to be a secret archive, or at least in the common archive there is to be a safe or cabinet, completely closed and locked, which cannot be removed; in it documents to be kept secret are to be protected most securely.
§ 2. Each year documents of criminal cases in matters of morals, in which the accused parties have died or ten years have elapsed from the condemnatory sentence, are to be destroyed. A brief summary of what occurred along with the text of the definitive sentence is to be retained.

§ 1. Debe haber también en la curia diocesana un archivo secreto, o al menos un armario o una caja dentro del archivo general, totalmente cerrada con llave y que no pueda moverse del sitio, en donde se conserven con suma cautela los documentos que han de ser custodiados bajo secreto.
§ 2. Todos los años deben destruirse los documentos de aquellas causas criminales en materia de costumbres cuyos reos hayan fallecido ya, o que han sido resueltas con sentencia condenatoria diez años antes, debiendo conservarse un breve resumen del hecho junto con el texto de la sentencia definitiva.

§ 1: c. 379 § 1
§ 2: c. 379 § 1; Cl, Resp. II, 5 aug. 1941 (AAS 33 [1941] 378).

L’archivio segreto (cann. 489-490) deve essere costituito in ogni curia se non come un locale a sé stante perlomeno come spazio nell’archivio comune, vuoi un armadio o una cassa totalmente chiusa, che non possa essere rimossa. Certamente l’archivio segreto deve essere ben distinto dall’archivio corrente o di deposito della curia. In questo archivio vanno conservati documenti di particolare delicatezza quali:

1) la dispensa da un impedimento matrimoniale occulto, concesso nel foro interno non sacramentale, tranne che il rescritto della Penitenzieria disponga diversamente (can. 1082).

2) Il registro dei matrimoni celebrati segretamente (can. 1133).

3) Documentazione che attesti le ammonizioni e le riprensioni effettuate dall’ordinario come rimedi penali (can. 1339 § 3).

4) I documenti relativi alle cause criminali in materia di costumi; gli atti dell’indagine previa e i decreti dell’ordinario in materia di processo penale, con i quali l’indagine ha inizio o si conclude e tutto ciò che precede l’indagine, se non sono necessari al processo penale (can. 1719).

5) l’elenco delle persone per il governo diocesano nel caso di improvviso impedimento che il vescovo diocesano deve compilare subito dopo la presa di possesso e comunicare al metropolita oltre che far conservare, sotto segreto, dal cancelliere (cf can. 413).

5) A motivo della loro particolare delicatezza il vescovo potrebbe decidere di far collocare nell’archivio segreto anche altri documenti come: le dispense dagli impedimenti e dalle irregolarità agli ordini sacri (cann. 1040-1049); la documentazione relativa allo scrutinio dei candidati agli ordini sacri (cann. 1051-1052; Congregazione per il culto divino e la disciplina dei sacramenti, lett. circ. Entre las más delicadas, 10 novembre 1997, n. 4, in Communicationes 30 [1998] 50-59); i decreti di dimissione da un istituto religioso (can. 700); i documenti relativi alla perdita dello stato clericale (cann. 290-293); le eventuali informazioni circa un chierico che chiedesse di essere incardinato (can.  269, 2°); l’elenco di presbiteri degni di episcopato che le conferenze episcopali regionali devono trasmettere ogni tre anni alla Santa Sede (can. 377 § 2).

Ogni anno devono essere distrutti i documenti delle cause criminali in materia di costumi (cf cann. 1717-1731), se il reo è morto o, se la causa si è conclusa da dieci anni con sentenza di condanna, conservando un breve sommario del fatto con il testo della sentenza definitiva.

G. Marchetti, Gli archivi ecclesiastici diocesani e parrocchiali, in QDE 28 (2015) 65-87; O. Pasquinelli, I lineamenti della disciplina canonica sugli archivi ecclesiastici, in QDE 3 (1994) 368-379; E. Zanetti, L’archivio diocesano e il cancelliere, in QDE 14 (2001) 144-161.

Communicationes 5 (1973) 227-228; 13 (1981) 121-125; 14 (1982) 214; 24 (1992) 117-118.