§ 1. Documenta omnia, quae dioecesim vel paroecias respiciunt, maxima cura custodiri debent.
§ 2. In unaquaque curia erigatur, in loco tuto, archivum seu tabularium dioecesanum, in quo instrumenta et scripturae quae ad negotia dioecesana tum spiritualia tum temporalia spectant, certo ordine disposita et diligenter clausa custodiantur.
§ 3. Documentorum, quae in archivo continentur, conficiatur inventarium seu catalogus, cum brevi singularum scripturarum synopsi.
§ 1. Tutti i documenti che riguardano la diocesi o le parrocchie devono essere custoditi con la massima cura.
§ 2. In ogni curia si costituisca in luogo sicuro l’archivio o tabularium diocesano per custodirvi, disposti secondo un ordine determinato e diligentemente chiusi, gli strumenti e le scritture che riguardano le questioni spirituali e temporali della diocesi.
§ 3. Dei documenti contenuti nell’archivio si compili un inventario o catalogo, con un breve riassunto delle singole scritte.
§ 1. All documents which regard the diocese or parishes must be protected with the greatest care.
§ 2. In every curia there is to be erected in a safe place a diocesan archive, or record storage area, in which instruments and written documents which pertain to the spiritual and temporal affairs of the diocese are to be safeguarded after being properly filled and diligently secured.
§ 3. An inventory, or catalog, of the documents which are contained in the archive is to be kept with a brief synopsis of each written document.
§ 1. Deben custodiarse con la mayor diligencia todos los documentos que se refieran a la diócesis o a las parroquias.
§ 2. Se ha de establecer en cada curia, en lugar seguro, un archivo o tabulario diocesano, en el que se conserven con orden manifiesto y diligentemente guardados los documentos y escrituras correspondientes a los asuntos diocesanos, tanto espirituales como temporales.
§ 3. Debe hacerse un inventario o índice de los documentos que se guardan en el archivo, con un breve resumen del contenido de cada escritura.
§ 1: c. 375 § 1; Sec Litt. circ., 15 apr. 1923; Paulus PP. VI, All., 6 nov. 1964 (AAS 56 [1964] 999-1001).
§ 2: c. 375 § 1; SCPF Resp. 2, 14 mar. 1922; Sec Litt. circ., 15 apr. 1923.
§ 3: c. 357 § 2.
Conferenza Episcopale Italiana, Decreto generale sulle Disposizioni per la tutela del diritto alla buona fama e alla riservatezza, 24 maggio 2018.
Dopo aver affermato, come principio generale, il dovere di custodire accuratamente i documenti riguardanti non solo la diocesi, ma anche le singole parrocchie, si dispone che in ogni curia sia costituito un archivio, che permetta la custodia e la conservazione di tutti i documenti relativi alle questioni spirituali e temporali che interessano la diocesi. Per quanto il Codice parli di «archivio di curia» in riferimento ai compiti del cancelliere (cf can. 482 § 1) e di «archivio diocesano» collocato in curia al can. 486 § 2, nella realtà concreta delle curie diocesane le due espressioni indicano di fatto la medesima cosa. All’interno della curia diocesana possiamo distinguere dunque tra un archivio comune (corrente e di deposito temporaneo) e l’archivio segreto. Nell’archivio comune sono custoditi e ordinati i documenti relativi alle questioni attuali o recenti. Nell’archivio segreto vi sono documenti particolarmente riservati (can. 489 § 1). Talvolta, ma non necessariamente, nei locali della curia, è presente pure l’archivio storico diocesano, che tuttavia è una realtà a sé stante (can. 491 § 2) dove sono conservati documenti aventi interesse esclusivamente storico. Da tener presente anche come gli artt. 5-9 dello Schema tipo (CEI-Commissione episcopale per i problemi giuridici, Schema-tipo di Regolamento degli Archivi ecclesiastici italiani, in Notiziario della Conferenza Episcopale Italiana 31 [1997] 227-237) suggeriscono, nella gestione degli archivi, una triplice fase: quella dell’archivio corrente, per le pratiche ancora in corso; quella dell’archivio di deposito temporaneo, per le pratiche concluse, ma che potrebbero essere riaperte e quella dell’archivio storico, per quelle pratiche che non solo sono concluse, ma che hanno esaurito la loro funzione specifica e hanno superato i settant’anni che, per convenzione, costituiscono il limite per la consultabilità.
In via esemplificativa e non esaustiva, a norma del diritto universale, l’archivio comune (cann. 486-488), dovrebbe custodire:
- Tutti i documenti che riguardano le questioni temporali e spirituali della diocesi (can. 486 § 2) e delle persone od organismi relativi, come, per esempio, gli enti diocesani, le parrocchie, i sacerdoti, le associazioni di fedeli, la visita pastorale. Per documenti si intendono non solo gli atti conclusivi, ma anche la documentazione relativa emessa da organismi o uffici di curia nell’esercizio delle proprie funzioni.
- Una copia degli inventari o cataloghi degli atti e dei documenti di ciascuna delle chiese, cattedrali, collegiate, parrocchiali e delle altre chiese della diocesi soggette alla giurisdizione del vescovo diocesano (can. 491 § 1).
- Una copia dell’inventario dei beni ecclesiastici immobili e mobili sia preziosi sia comunque riguardanti i beni culturali, e delle altre cose, appartenenti alle persone giuridiche soggette all’ordinario diocesano, con la loro descrizione e stima debitamente aggiornata (can. 1283, 3°).
- Se possibile, senza particolare incomodo, dovrebbero essere conservate anche le copie autentiche dei documenti e degli strumenti sui quali si fondano i diritti della Chiesa o dell’istituto circa i beni ecclesiastici (can. 1284 § 2, 9°).
- Una copia delle tavole di fondazioni (can. 1306 § 2).
- Il registro dei cresimati, tranne che la conferenza episcopale o il vescovo abbiano stabilito diversamente (can. 895).
- Il registro e i documenti relativi alle ordinazioni (certificati, voti, istruttorie, pareri ecc.: cf can. 1053).
- La registrazione della dispensa e della celebrazioni dei matrimoni contratti con dispensa dalla forma canonica (can. 1121 § 3).
- Una copia del verbale della dedicazione o benedizione della chiesa e della benedizione del cimitero situati nel territorio della diocesi (can. 1208).
- La registrazione dei nomi dei catecumeni ammessi al catecumenato (cf can. 788 § 1, che tuttavia non specifica dove tale registrazione debba essere conservata: si può ritenere che il luogo più opportuno sia l’archivio diocesano).
- Il diritto particolare prevede, in alcune diocesi, che nell’archivio diocesano vengano conservati gli elenchi-estratti dei registri dei battesimi, dei funerali e dei matrimoni avvenuti in diocesi.
- I libri contabili stabiliti dalla normativa statale civile e fiscale per le eventuali attività della diocesi considerate a carattere commerciale. Tali libri possono comunque essere conservati anche presso professionisti, secondo la normativa vigente. I documenti che attestano pagamenti avvenuti o comunque, in genere, adempimenti eseguiti dalla diocesi andranno conservati nell’archivio fino al termine della prescrizione dei diritti corrispondenti. Inevitabilmente, in tale materia, si dovrà tener presente la normativa civile e i suoi aggiornamenti.
- Gli eventuali rescritti della Santa Sede a favore della diocesi o di altro ente ecclesiastico ad essa soggetto.
- L’archivio di altri enti ecclesiastici, eretti in persona giuridica pubblica o privata, come pure di singoli fedeli, salvaguardata comunque la proprietà dell’ente depositante, qualora ciò si renda opportuno o necessario per favorirne la conservazione o la consultazione. Si dovrà, in tali casi, redigere un verbale di consegna, con allegato un dettagliato inventario del materiale depositato.
- Gli strumenti di indole legislativa o più genericamente pastorale rilevanti per la diocesi, come la raccolta ordinata delle fonti legislative, dottrinali e magisteriali oppure gli strumenti che contengono la normativa vigente circa la diocesi e gli altri enti ecclesiastici; gli Acta Apostolicae Sedis; i documenti emanati dalla conferenza episcopale, dai concili provinciali, dai sinodi diocesani ecc.; materiali come il bollettino diocesano, i piani pastorali, i decreti delle visite pastorali.
L’archivio diocesano può essere posizionato anche in più luoghi purché sia sempre possibile reperire un documento e siano garantiti i requisiti stabiliti in ordine all’accesso ai documenti (su questo devono osservarsi anche le indicazioni relative alla riservatezza, in particolare quelle stabilite dalla Conferenza Episcopale Italiana, Decreto generale sulle Disposizioni per la tutela del diritto alla buona fama e alla riservatezza, 24 maggio 2018). Importante anche che venga garantita l’unitarietà e il coordinamento degli archivi dislocati, per esempio, presso diversi uffici di curia. In ogni caso indubitabile il vantaggio di un unico archivio sia in termini di unitarietà di archiviazione che di garanzia di riservatezza della documentazione custodita. L’archivio deve essere collocato in un luogo sicuro non solo sotto il punto di vista dell’accesso ai documenti ma anche quello della difesa degli stessi documenti rispetto a quanto possa minacciarne l’integrità (per es. un incendio o un’alluvione). Nel caso di banche dati o archivi informatici la conservazione dei dati richiederà programmi e supporti adeguati e continuamente aggiornati; si dovrà anche tener presente minacce come quella rappresentata dai virus informatici che possono passare attraverso gli accessi internet e di rete.
M. Mosconi, Gli atti di curia: dall’istanza alla notifica; protocollo e archiviazione, in QDE 23 (2010) 101-125; G. Marchetti, Gli archivi ecclesiastici diocesani e parrocchiali, in QDE 28 (2015) 65-87; O. Pasquinelli, I lineamenti della disciplina canonica sugli archivi ecclesiastici, in QDE 3 (1994) 368-379; Pontificia Commissione per i beni culturali della chiesa, lett. circ. Nel corso, 2 febbraio 1997; E. Zanetti, L’archivio diocesano e il cancelliere, in QDE 14 (2001) 144-161.
Communicationes 5 (1973) 227-228; 13 (1981) 121-125; 14 (1982) 214; 24 (1992) 117-118.