Can. 1475 § 1

La conservazione degli atti dopo il giudizio
Soggiace alla normativa di questo paragrafo la domanda circa la conservazione degli atti dopo la celebrazione del processo.
Le disposizioni sulla conservazione degli atti giudiziali expleto iudicio sono piuttosto frammentarie e lacunose sia nel Codice del 1917 sia nel Codice vigente. La ragione contingente è forse comprensibile sia in relazione alle più importanti disposizioni che urgevano sia in relazione alle consuetudini e alle norme particolari che vi provvedevano sia in relazione al numero relativamente modesto di cause.
Di fatto il Codice vigente prevede solo che:
– i documenti di proprietà di privati siano restituiti, trattenendone una copia (cf can. 1475 § 1), autenticata dal notaio (cf art. 91 § 1 DC);
– atti e documenti acquisiti al processo non possano essere dati in copia senza mandato del giudice (cf can. 1475 § 2).
Si può solo inferire per via logica e analogica, data la caducazione del prescritto del can. 1645 § 2 CIC17, che gli atti dopo il giudizio in archivo reponantur.
Il quomodo della conservazione degli atti in archivio rimaneva iure Codicis indeterminato, con un nugolo di problemi irrisolti e un uguale nugolo di abusi. È intervenuto in questo punto recentemente un decreto generale della Segnatura Apostolica.
L’intervento si è reso necessario per il susseguirsi dalla fine degli anni Settanta di richieste alla Segnatura Apostolica da parte di singoli vescovi che chiedevano come comportarsi di fronte all’ingigantirsi degli archivi e delle spese per la conservazione degli atti. A questo si aggiungeva la preoccupazione per l’invadenza dell’autorità civile.
Le risposte furono particolari e comunque su due basi: conservazione dell’originale delle decisioni e conservazione dopo dieci anni degli atti su basi magnetiche o informatiche. Il silenzio della Dignitas connubii di fronte a richieste di episcopati perché fosse data una direttiva universale, spinse alla decisione della Segnatura Apostolica nel menzionato decreto. Essa si può riassumere in questi termini: i Moderatori dei Tribunali, che si trovano di fronte a questo grave disagio, possono disporre la distruzione degli atti giudiziali, che può avvenire a due condizioni, ossia che:
– la distruzione concerna gli atti di cause concluse da almeno vent’anni;
– sia assicurata la conservazione in perpetuo dell’originale o della copia autentica delle pronunce definitive e di quelle aventi forza di definitiva.

Ambito
Il decreto limita l’ambito di applicazione alle cause di nullità matrimoniale, per le quali in molti tribunali vi è stato dagli anni Settanta un incremento esponenziale e, contemporaneamente, un incremento del volume degli atti giudiziali, dovuto a più fattori: l’avvento delle fotocopie, la rinuncia del giudice a moderare la produzione di documenti, la prassi irrazionale di trascrivere tutte le registrazioni delle escussioni così come giacciono, senza alcun filtro, la prassi, in alcuni Paesi di Common Law, di utilizzare gli affidavit per l’istruzione delle cause.
Il fenomeno non appare significativo negli anni precedenti agli anni Settanta, in cui le cause di nullità matrimoniale erano generalmente di numero esiguo e di volume ridotto: gli atti di queste cause non pongono seri problemi; il presente decreto affronta una vera emergenza presentatasi per gli anni successivi.
Il decreto non si applica alle causae iurium, che per il numero limitato non pongono seri problemi per la conservazione degli atti.
Le cause penali, poi, almeno in parte hanno una loro normativa codiciale universale propria (cf can. 489 § 2), in parte non pongono problema per la esiguità del loro numero.
Parimenti non entrano nel campo di applicazione i Tribunali della Sede Apostolica né i tribunali delle Chiese orientali.

Auspici
Il decreto della Segnatura nella parte motiva manifesta alcuni auspici che hanno attinenza con la materia della conservazione degli atti.
Il decreto esprime nella parte motiva il principio fondamentale che la conservazione degli atti giudiziali dovrebbe per sé prolungarsi almeno fino alla morte di uno dei coniugi.
Il decreto proposto esprime inoltre sobriamente in un apposito capoverso l’auspicio che in futuro questa facoltà dei Moderatori sia sempre meno usata perché si utilizzino tecniche per ridurre il volume degli atti giudiziali delle future cause. E queste sono almeno accennate: «Animadverso ceterum quod iudicis competentis est nimiam actorum multitudinem refrenare sive ex sedula canonum applicatione (cf. praesertim can. 1527, § 1; art. 157, § 3 Instructionis Dignitas connubii) sive, quantum fieri potest, ex recentioribus mediis technicis, cum debitis cautelis applicandis».
Tra i mezzi menzionati il più semplice (e disponibile a tutti a costo zero) è la responsabilità del giudice ecclesiastico di fare da filtro cosicché negli atti rifluiscano solo gli atti necessari alla causa, resistendo alle parti che chiedono e pretendono che siano immessi negli atti documenti inutili per la causa.
Un’obiezione potrebbe attenere al pregiudizio arrecato all’amministrazione della giustizia dalla distruzione degli atti giudiziali, che potrebbe rendere impossibile l’esercizio posteriore di azioni giudiziarie.
Si deve anzitutto annotare che tra le impugnazioni solo la domanda di nuovo esame della causa può essere proposta «quovis tempore» (can. 1644 §1), ma questo non impedisce in perpetuo la distruzione degli atti giudiziali.
Non si deve trascurare poi che la conservazione degli atti giudiziali nella condizione in cui oggi spesso si trovano (si pensi alle fotocopie degli anni Ottanta), li renderà inutilizzabili tra non molto, se già non sono inutilizzabili. D’altronde le risorse necessarie per conservare utilizzabili questi documenti sono talmente elevate che non paiono, almeno per la maggior parte dei tribunali, a disposizione.

Decisione demandata ai Moderatori
È parso ingiusto alla Segnatura Apostolica imporre una normativa uguale e rigida universale: troppo diverse sono le situazioni dei tribunali sotto il profilo economico e logistico, nonché quanto a numero di cause di nullità matrimoniale. I Moderatori (ordinariamente vescovi diocesani) hanno la sufficiente discrezione per valutare la opportunità di intervenire. Concentrarsi poi nella salvaguardia delle sentenze e dei decreti, in certi contesti, sembra l’unica possibilità di conservare utilmente qualcosa delle cause di nullità matrimoniali trattate e definite.
La decisione dei Moderatori dei tribunali sulla distruzione degli atti è comunque eventuale, non obbligatoria.

Il termine di tempo
Esso è stabilito nel decreto della Segnatura Apostolica in vent’anni dalla conclusione delle cause: è il termine minimo al di sotto del quale il Moderatore non può disporre la distruzione degli atti; nulla vieta che il Moderatore, considerate le circostanze locali, possa disporre (come è auspicabile) un termine più elevato, prevedendo la distruzione degli atti delle cause terminate, per esempio, dopo trenta o quarant’anni dalla conclusione delle cause.
Oltre alla determinazione dei criteri fondamentali cui attenersi, fra gli effetti benefici del decreto generale si potrebbe verificare una maggiore attenzione a questo aspetto concreto dell’attività dei tribunali, ossia il destino degli atti giudiziali, attraverso, per esempio, il regolamento del tribunale (can. 1602 § 3), i decreti di erezione dei tribunali interdiocesani (cf cann. 1423; 1439) o i decreti esecutivi dei Moderatori dei tribunali, che potrebbero utilmente regolare i molteplici aspetti che riguardano gli atti giudiziali e non sono oggetto di normativa legislativa processuale canonica.